Manual Pengguna

Manual Pengguna

Aplikasi Arsip Digital adalah software yang dapat digunakan oleh organisasi untuk dapat melakukan pengarsipan surat menyura maupun dokumen lainnya secara digital. Aplikasi semacam ini akan sangat berguna bagi organisasi agar surat maupun dokumen dapat terarsip secara baik. Dengan Arsip digital, arsip dapat tersimpan dengan aman dan dapat diakses kapan saja. Selain itu arsip digital juga tidak membutuhkan tempat yang memakan ruang.

Pemanfaatan Teknologi Infomasi dalam pengarsipan dokumen juga memudahkan bagi organisasi dalam penyusunan pengindeksan dan pencarian dokumen atau surat.

Aplikasi ini telah dilengkapi dengan laporan perkembangan arsip, baik dari segi kuantitas arsip maupun dari segi kinerja operator arsip. Dengan laporan kinerja operator, pimpinan sebuah organisasi dapat menilai seberapa tinggi kinerja operator. Ini dapat menjadi dasar bagi pimpinan untuk menilai. Di samping itu, operator dapat melihat kinerja operator lainnya, sehingga dapat berlomba-lomba untuk melakukan pengarsipan secara digital dengan kinerja yang baik.

TINGKATAN USER
User dalam Aplikasi ini terbagi menjadi 3 (tiga), yakni : 1. Tamu 2. Operator dan 3. Admin

  1. User Tamu adalah pengguna yang dapat mengakses arsip tanpa bisa melakukan input dan edit.
  2. User tingkat Operator adalah user yang dapat mengakses sistem dan mengupload serta mengedit arsip yang sudah diupload olehnya.
  3. User tingkat Admin adalah user yang dapat mengakses, mengedit maupun mengubah seluruh isi di dalam Aplikasi Arsip Digital ini.

CARA PENGGUNAAN

ADMIN
Admin adalah user yang bisa menginput operator dan mengubah isi di dalam aplikasi.
Untuk mengubah gambar dan nama pejabat, Admin terlebih dahulu harus login sebagai user dalam tingkat Admin.
Setelah login, Admin dapat mengubah passwordnya dengan klik menu Edit yang terdapat di sebelah kanan tengah.
Silahkan ubah password sesuai yang diinginkan, kemudian klik menu Save.
Pastikan jika Aplikasi Arsip Digital tidak digunakan lagi agar segera Logout.

 

Menambah Operator

  • Cara menambah operator, terlebih dahulu user tingkat Admin harus login.
  • Setelah Login akan muncul menu Tambah Operator pada kanan bawah.
  • Klik tombol "Tambah Operator".
  • Isikan username, isikan email dan isikan password, setelah itu klik Save.
  • Setelah Aplikasi tidak digunakan silahkan Logout.

*) User operator dapat dibuat oleh Admin sesuai dengan kebutuhan organisasi.

 

OPERATOR
Terlebih dahulu, Operator harus melakukan Scan terhadap surat yang akan di arsip. Silahkan scan surat tersebut dan simpan dengan format jpg atau png.

  • Nah, Pertama kali yang harus dilakukan Operator adalah login melalui menu login.
  • Masukan user name dan password yang sudah dibuatkan oleh Admin Anda.
  • Setelah Login akan muncul menu Input Surat pada kanan bawah.
  • Silahkan klik menu Input Surat.
  • Setelah itu akan muncul halaman untuk menginput surat.
  • Isikan nomor surat pada kolom "Nomor Surat".
  • Pilih Jenis surat, apakah Surat Masuk atau Surat Keluar.
  • Pilih Kategori Bidang/Bagian/Sub-bagian sesuai dengan tujuan surat.
  • Isikan Tanggal Surat dengan memilih kalender yang akan muncul.
  • Isikan kolom Dari dengan nama instansi pengirim surat.
  • Isikan kolom Kepada sesuai dengan tujuan surat.
  • Isi kolom Hal dengan Perihal yang terdapat pada surat.
  • Isi kolom Ringkasan Isi dengan inti atau pokok dari surat tersebut.
  • Kemudian, klik Browse untuk mengupload copy digital dari file yang sudah di-scan sebelumnya, lalu klik tombol upload.
    Jika filenya lebih dari satu lembar, Anda tetap dapat menambahkan file.
  • Lalu klik tombol Save. dan SELESAI.

Last edited: 09 Februari 2014